POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS
OBJETO
SALVAGUARDAR LTDA., es una empresa del sector privado dedicada a la prestación de servicios de vigilancia privada con o sin armas, en las modalidades de fija, móvil y escoltas; Así como también la prestación de servicios de seguridad electrónica a través de la venta, instalación y operación de alarmas, circuitos cerrados de televisión, sistemas de control de acceso y monitoreo, cuyas actuaciones están reguladas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, SALVAGUARDAR LTDA., adoptó como Política de Tratamiento de Datos Personales, definiendo los lineamientos generales para la protección y tratamiento de los datos personales de los Clientes, Proveedores, empleados y aquellas contenidas en Sistemas de videovigilancia en virtud del desarrollo de las actividades comerciales vinculadas con la Organización, que implican la solicitud, utilización, almacenaje, corrección, cesión o supresión, de dicha información en los términos que la ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios establezcan. Eventualmente SALVAGUARDAR LTDA tendrá la calidad de Encargado de Tratamiento de Datos personales.
Datos de identificación: SALVAGUARDAR LTDA. NIT 860.353.684-2
Datos de contacto:
Oficina: Calle 106 No. 56-55 Bogotá, Colombia. Correo electrónico: [email protected] Teléfono fijo: 091-6131788
DEFINICIONES
- Aviso de Privacidad: Se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por SALVAGUARDAR LTDA., que ha sido puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
- Base de Datos: Consisten en un conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos.
- Dato Personal: Según la ley 1581 de 2012, es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato Sensible: Dato Personal cuyo uso afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realicen SALVAGUARDAR LTDA o los Encargados del Tratamiento por cuenta de SALVAGUARDAR LTDA tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia: Consiste en el envío de los Datos Personales a un receptor que, a su vez, es responsable del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012.Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.Sistema de Videovigilancia: Vigilancia a través de un Sistema de cámaras fijas o móviles
ESTRUCTURA DE GESTIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE SALVAGUARDAR LTDA.
SALVAGUARDAR LTDA cuenta con una estructura administrativa y operativa al interior de la Organización para la administración, control y seguimiento en el tratamiento de datos personales, de cada una de las dependencias aplicables, establecida en el Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001 versión vigente, con el documento Matriz de Comunicación.
TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDADES.
Los datos personales de Clientes, Proveedores, Empleados y aquellos contenidos en Sistemas de videovigilancia, que se recojan o que se encuentren registrados en las bases de datos de SALVAGUARDAR LTDA serán tratados conforme a los principios rectores para el Tratamiento de Datos Personales y disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y serán aplicables de igual forma a las bases de datos compartidas o transferidas a SALVAGUARDAR LTDA., por terceros.
SALVAGUARDAR LTDA., únicamente recolectará los datos personales del Titular, que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son requeridos y no recogerá datos personales sin autorización previa, expresa e informada del Titular, a excepción de los casos previstos en la ley en los que no es necesaria la obtención de dicha autorización. Además SALVAGUARDAR LTDA., se abstendrá de utilizar medios engañosos y fraudulentos para obtener dicha autorización y en general para tratar datos personales de Clientes, Proveedores y empleados.
Autorización del Titular: Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, SALVAGUARDAR LTDA., solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.
Para las finalidades descritas a continuación, SALVAGUARDAR LTDA., podrá: Recoger, transmitir, almacenar, usar, procesar, compartir, transferir, transmitir y custodiar los datos personales de los Titulares, como Responsable, encargándose directamente del tratamiento de los mismos.
Finalidades del tratamiento de datos personales de CLIENTES
SALVAGUARDAR LTDA., usará los datos personales del Cliente con las siguientes finalidades:
Para el desarrollo de actividades comerciales y transaccionales.
Para la expedición de cotizaciones, facturas y demás documentos como soporte de una transacción.
Para perfeccionar o concretar el pago de un producto o servicio adquirido por el Cliente.
Para la remisión de productos y prestación de servicios contratados por el Cliente. Así como el proceso de evaluación y posterior calificación de la calidad del servicio prestado.
Atención del trámite de garantías y devolución de productos. Emisión de respuestas a las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos, peticiones, quejas y reclamos.
Realización de estudios con fines estadísticos, medición del nivel de satisfacción del cliente y de conocimiento del Cliente.
La prestación de servicios de atención telefónica; cobranzas u otros de naturaleza similar.
La ejecución de procesos y procedimientos contables.
La realización y cumplimiento de los protocolos de seguridad establecidos por SALVAGUARDAR LTDA., durante la prestación del servicio de seguridad. La reversión de transacciones en virtud de las normas de Protección al Consumidor.
Cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizada por los Clientes y/o solicitada por las entidades estatales que regulan la operación de SALVAGUARDAR LTDA.
Finalidades del tratamiento de datos personales de PROVEEDORES
SALVAGUARDAR LTDA., tratará los datos personales del Proveedor con las siguientes finalidades:
Para el normal desarrollo de la relación comercial y contractual sostenida con SALVAGUARDAR LTDA., y el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en virtud de dicha relación.
Procesos contables, Tributarios, pago de facturas y demás.
Cumplimiento de los procedimientos de control y seguimiento de relación comercial con los proveedores de SALVAGUARDAR LTDA., en el marco del Sistema de Gestión de Calidad.
- Además, para cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizada por el Proveedor, Contratista y terceros y/o solicitada por las entidades estatales que regulan la operación de SALVAGUARDAR LTDA.
Finalidades del tratamiento de datos personales de EMPLEADOS
SALVAGUARDAR LTDA., usa los datos de los Empleados para el cumplimiento de las siguientes finalidades, que incluyen, pero no se limitan a:
El cumplimiento de obligaciones legales o contractuales del colaborador y SALVAGUARDAR LTDA., y/o de SALVAGUARDAR LTDA., con terceros.
La debida ejecución del contrato de trabajo.
Trámites o seguimientos médicos.
El cumplimiento de las políticas internas del SALVAGUARDAR LTDA., y el Reglamento de Trabajo.
El cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias del empleado.
La administración de sistemas de información y comunicaciones.
La generación de copias y archivos de seguridad de la información.
El control y prevención de fraudes y lavado de activos. Los mecanismos y protocolos de seguridad de las instalaciones de SALVAGUARDAR LTDA., La elaboración de encuestas (comerciales, académicas, o de cualquier otra clase).
Todas aquellas finalidades que sean compatibles con la ejecución del contrato de trabajo.
- Cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizada por los Empleados y/o solicitada por las entidades estatales que regulan la operación de SALVAGUARDAR LTDA.
Finalidades del tratamiento de datos personales contenido en SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA
SALVAGUARDAR LTDA., usa los datos contenidos en Sistemas de videovigilancia para el cumplimiento de las siguientes finalidades, que incluyen, pero no se limitan a:
- Toda persona que ingrese y/o permanezca en las instalaciones de SALVAGUARDAR LTDA., podrá ser video grabada por cámaras de seguridad. Las imágenes captadas por las cámaras del sistema de circuito cerrado de televisión serán utilizadas para su seguridad y de las personas que nos visitan, así como los bienes e instalaciones de la Compañía y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
SALVAGUARDAR LTDA., informará mediante avisos que cuenta con sistemas de videovigilancia como mecanismo de seguridad. Los avisos estarán ubicados en los diferentes sitios de las instalaciones u oficinas. En el aviso se señalará que la información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.
Manejo de datos sensibles
SALVAGUARDAR LTDA., no recolectará, usará o tratará datos sensibles salvo que el Titular de los mismos emita una autorización expresa para dicho tratamiento o en los casos que la ley determina que no se requiere dicha autorización.
DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de SALVAGUARDAR LTDA tienen los siguientes derechos, contenidos en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios:
a) Conocer, actualizar, corregir y/o suprimir sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a SALVAGUARDAR LTDA., salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
c) Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por SALVAGUARDAR LTDA., o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud;
d) Mediante reclamo presentado conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, puede solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el Titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de SALVAGUARDAR LTDA y de acuerdo con el procedimiento de consultas y reclamos de la presente Política. e) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, conforme al procedimiento dispuesto por SALVAGUARDAR LTDA para tal efecto.
PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS
SALVAGUARDAR LTDA garantiza el derecho de consulta, corrección, actualización y/o supresión de los datos personales del Titular, suministrando al mismo y cuando actúe en ejercicio de su derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. Para la atención de solicitudes asociadas al ejercicio del derecho, el titular podrá hacerlo a través del correo electrónico definido en la Matriz de Comunicación, asociada a la dependencia pertinente de la que habla el capítulo: “ESTRUCTURA DE GESTIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE SALVAGUARDAR LTDA.”, de la presente Política. También podrá hacerlo mediante carta dirigida a SALVAGUARDAR LTDA., cumpliendo con la descripción y los términos establecidos en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012.
Para el ejercicio de los derechos de los Titulares: La solicitud de consulta, corrección, actualización y/o supresión debe ser presentada a través del medio ya mencionado y habilitado por SALVAGUARDAR LTDA., y debe contener, como mínimo, la siguiente información:
a) El nombre, domicilio del Titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia. b) Los documentos que acrediten la identidad del Titular o la representación de su representante.
c) La descripción clara y precisa de los datos personales o hechos respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y que dan lugar a su solicitud.
Supresión de Datos: El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a SALVAGUARDAR LTDA la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando: a) La solicitud de supresión de la información no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, SALVAGUARDAR LTDA., debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. También debe tenerse en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del Titular.
IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS Y PERIODO DE VIGENCIA
Las bases de datos bajo tratamiento por parte de SALVAGUARDAR LTDA., son las definidas en esta Política y estarán vigentes mientras que se mantenga el objeto social de la empresa.
VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LAS POLITICAS
La presente Política de Protección de Datos Personales rige a partir del siete (07) de mayo de 2018.
Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.
Las autorizaciones sobre los datos de los clientes y/o usuarios podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de SALVAGUARDAR LTDA., no se podrán usar sus datos para nada diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.
Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:
• Correo electrónico enviado a los Titulares: Que aplica si tengo autorizada la cuenta de correo electrónico del mismo.
• Para los Titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en la sede de la empresa.
Revisado y aprobado por:
Jairo García Salazar | Gerente Administrativo